定岗定编操作实务---以某水务公司为例
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定岗定编操作实务---以某水务公司为例

最后更新:2020-09-28 13:37:57 文章来源:奇亿管理研究院 

定岗定编是确定岗位和确定岗位编制的合称,前者是在生产组织合理设计及劳动组织科学化的基础上,从空间上和时间上科学界定各个工作岗位的职责范围、人员的素质要求、工作程序和任务总量。而后者是在定责定岗的基础上,对各种职能部门和业务机构的人数的合理布局和设置的过程。在实际工作中,这两者是密不可分的,当一个岗位被确定之后,就会自动有人的数量和质量的概念产生,所以,在具体的定岗定编设计时,只有将两者进行系统考虑,才能使工作岗位对员工的质与量的规定更加准确,从而实现人力资源数量与素质的合理配置。

以下,笔者结合之前服务过的一家水务公司的实际操作情况,具体介绍定岗定编的方法及步骤。

一、项目背景

该水务公司于2013年挂牌成立,是当地水务国有资产管理和基础设施投资运营主体,经营范围包括城乡水务项目投资、建设、设计、施工、监理,城乡水务供应及系统设施管理等。目前,公司设有职能部门10个,直属单位9个,正式员工1688人。截至2019年12月,公司供水能力130万立方米/日;污水处理能力118万立方米/日。

该公司作为市属国有企业,当时需要按照市国资委的“三项制度改革”要求,做好公司各部门/单位的员工的定岗定编工作。

二、定岗定编原则

定岗定编是人力资源的基础性的工作,具体原则包括:

1、以生产经营目标为依据的原则

2、精简高效、分工协作的原则;

3、责、权、利相适应的原则;

各类人员比例关系相互协调的原则; 

5、动态管理的原则。 

三、定岗定编方法及步骤

1、调研诊断

首先,通过多种方式开展内外部调研工作,把握企业三项制度改革、人力资源管理现状及存在的问题,尤其是企业在组织岗位及人员编制方面存在的问题。具体步骤分为:

收集企业内部的相关资料,并深入研究,了解相关公司规划、业务发展、制度流程等方面对组织岗位、人员编制的要求。

通过深度访谈了解各部门/单位现状及对定岗定编方面的意见或建议。

开展政策的深度研究,对中央、当地政府有关国有企业深化改革、三项制度改革的政策进行收集并研究,确保后续方案设计做到“依法合规”。

同时,结合奇亿咨询在水务行业的诸多经验,与外部企业的岗位、编制等进行对标,为该水务公司定岗定编提供借鉴和参考。

2、岗位设计

工作岗位的设计应当满足企业劳动分工与协作的需要。定岗所要解决的问题是确定岗位的工作任务和职责。每个工作岗位都存在于为完成特定目标而设置的组织结构系统的构架之内。

一般来说,定岗的方法有很多,比如组织分析法、流程优化法、标杆对照法等。每种方法各有利弊,需要综合考虑组织的实际情况及要求确定。

本次,奇亿咨询采用了以组织功能分析法为主,标杆对照为辅的方法开展定岗工作。具体步骤分为:

开展该公司、下属单位两级组织功能分析,对各级部门的职能、职责、权限等进行梳理,实现职能梳理横向到边、纵向到底、上下贯通。据此提出组织职能方面的优化建议,实现总部、下属单位职能的清晰化、规范化。

采用DPE矩阵工具将部门职能、任务分解到岗位。

结合岗位设置的原则初步明确岗位优化方案。

开展工作分析,对岗位工作内容、工作结果、任职要求等进行系统评估。

结合以上分析,参照外部对标企业岗位设置,最终确定岗位设置方案。按照确定的岗位说明书模板与编撰原则,制定《岗位说明书》。

3、编制核定

定编要求企业根据当时的业务方向和规模,在一定的时间内和一定的技术条件下,本着精简机构、节约用人、提高工作效率的原则,规定各类人员必须配备的数量,即合理地确定各类人员的数量以及之间的比例关系。 

定编的方法也有很多,比如德尔菲专家法、职责分析法、流程分析法、工作效率分析法等。各自有其优缺点。具体如下:

对于该公司的定编工作,通过分析不同部门/单位的岗位特点,最终确定采取不同的定编方法。即:对于一线岗位采取跟班写实的方法,对于后台职能部门各岗位采取工作饱和度测量法。

(1)一线岗位定编

围绕一线岗位的工作特点,项目组分成若干小组,随机抽取部分一线人员并对其一天的工作进行跟班写实。跟班写实工作历时一个月,四地市22名员工参与写实记录,先后对100名一线员工的工作量进行测算。

然后,对跟班写实采集的具体数据进行分析,确定影响一线岗位定编的关键驱动因素,形成一线岗位的定编方案。

(2)职能岗位定编

职能部室岗位采取工作饱和度测量法。具体步骤为:

  • 项目组制定工作量统计套表,并进行专题培训。
  • 人力资源部下发套表,各部门/单位按照培训要求填写。
  • 反馈套表,项目组进行数据汇总。

  • 通过数据整理及测算,形成各部门工作饱和度分析报告。
  • 基于各部门工作饱和度,形成部门编制控制建议,进而形成对于公司各部室编制的整体意见。

(3)编制调节

结合以上定编分析结果,参照水务行业一线岗位与职能岗位的比例关系,以及现有人员的能力匹配情况,进行测算调节。另外,根据公司业务发展指标确定定总体编制控制量,充分考虑现有人员情况(包括退休、伤病等),最终确定一线和后台职能岗位总体编制。

4、制度制定

结合以上定岗定编分析结果,及未来人员编制的动态管理要求,制定了《岗位及编制管理办法》,作为今后水业公司部门增减岗位及编制的法定依据。

作者:奇亿管理研究院 杨国炜

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